Il settore dei servizi finanziari è fatto di relazioni, quindi gli eventi sono il cuore pulsante di un buon piano di marketing. Avendo gestito oltre 10.000 eventi per i nostri clienti nel corso degli anni, da conferenze live a webinar e conference call, sappiamo che, promossi e realizzati nel modo giusto, garantiscono un elevato tasso di engagement.

Ma qual è esattamente il “modo giusto”? Con le debite variazioni individuali, esistono alcune best practice che tutte le aziende dovrebbero seguire nelle fasi di promozione e follow-up.

In questo post presentiamo i nostri consigli per organizzare un evento di successo e il relativo follow-up, senza dimenticare l’analisi dei dati, fondamentale per identificare il ROI che vi siete prefissati.

Promozione dell’evento

Le email relative agli eventi tendono ad avere un tasso di apertura maggiore rispetto ad altri tipi di email, ma non è questa la metrica da considerare quando si tratta di registrazioni.

Ciò che conta per ottenere visite alla pagina di registrazione (e soprattutto conversioni) è l’esperienza del destinatario al momento di leggere l’email.

Perciò, mentre create le vostre email promozionali, ricordate queste linee guida:

Design responsivo

Ormai la gente lavora ovunque ed è perennemente connessa, quindi le email non vengono visualizzate più solo da desktop. Devono essere responsive per adattarsi a qualsiasi tipo di dispositivo.

Avete mai avuto problemi a trovare una CTA su un dispositivo mobile? Se sì, ecco un esempio di email o sito non pensati per quel tipo di schermo.

Prima del lancio, verificate che il design renda bene anche passando a un dispositivo diverso dal computer e se non disponete delle risorse interne per farlo, affidate l’incarico a professionisti del design UX.

Contenuto delle email

Qual è il messaggio? È coinvolgente? State fornendo le informazioni giuste per convincere il destinatario a cliccare sulla CTA per saperne di più o registrarsi? Venite subito al dunque, cioè presentate per prime le informazioni essenziali relative all’evento.

Se vantate relatori e sessioni interessanti, vi consigliamo di evidenziarli nella prima email che invierete, insieme alla location dell’evento, all’ora e all’eventuale costo.

Call-to-action

La call-to-action o CTA è la regina della campagna marketing, anche perché è il motivo principale della vostra comunicazione.

La maggior parte delle CTA è caratterizzata da colori brillanti e una posizione ragionata all’interno della pagina, ma le migliori si contraddistinguono per le parole che ipnotizzano il destinatario.

Esperienza di registrazione

Continuiamo a ripeterlo ma, a costo di sembrare un disco rotto: pensate all’utente finale! Come si registrerà all’evento? Cosa renderà positiva la sua esperienza?

Fornite ulteriori informazioni sull’evento tramite un microsito che funga da estensione dell’email. Dovrete strutturarlo pensando a come l’utente si registrerà e se sarà possibile registrare più di una persona alla volta. I dati verranno automaticamente inseriti nel modulo di registrazione in base alle informazioni di contatto contenute nel vostro CRM o piattaforma di email marketing?

Dopo che l’utente si è registrato, fate in modo che riceva un’email di conferma della registrazione con i dati fondamentali: file del calendario, programma, location e indicazioni stradali.

I dati

Molto probabilmente utilizzerete diversi metodi di comunicazione, come email, social media, siti web, … È fondamentale tenere traccia di dove esattamente i vostri contatti si stanno registrando. Dovrete essere in grado di capire quale campagna ha generato la più alta percentuale di click (CTR) e aggiustare il tiro per la prossima email.

Durante tutto il processo, tenete traccia di chi è invitato, chi si è registrato, chi ha rifiutato, chi ha annullato, chi è presente o non si è presentato: da questo dipenderanno le vostre future azioni di marketing ed eventuali modifiche al piano.

Inoltre, ad ogni analisi dei dati dovreste poter comparare gli stessi fattori, così da confrontare dati statistici e misurare i vostri progressi. È possibile analizzare quali sono i luoghi e i giorni della settimana preferiti, il che determinerà le prossime decisioni organizzative.

Come far spiccare il vostro evento

Bene, avete analizzato i dati, creato un design responsivo e messo i contenuti e la CTA al posto giusto. E adesso? Dal momento che gli eventi sono piuttosto popolari nel settore finanziario, ma i budget dei partecipanti non sono infiniti, è fondamentale che il vostro evento spicchi tra tutti gli altri.

Formazione (CPD)

Gli investitori professionisti vogliono costantemente perfezionare la propria formazione e molti utilizzano proprio gli eventi.

Scoprirete che offrendo e promuovendo corsi di formazione (se è il vostro caso) durante la campagna per l’evento, aumenterete di gran lunga il numero di interazioni e di registrazioni. Ricordatevi però di inviare velocemente il certificato del corso ai partecipanti: in questo modo ci saranno più probabilità che ritornino in futuro.

Alcune soluzioni come StoneShot vi permettono di fornire il certificato ai partecipanti subito dopo l’evento o in un momento specifico. Creiamo i CPD e gestiamo il processo di automazione per assicurarci che tutti i contatti ottengano il proprio certificato contemporaneamente.

Ordine dei relatori

I contenuti sono il cuore dell’evento, ciò che convince le persone a partecipare (oltre a una bella location e, ovviamente, a possibilità di formazione).

Trovate relatori che scaldino il pubblico, con un’esperienza perfetta per il tema dell’evento e famosi nel settore. Se non soddisfano tutti e tre i requisiti, assicuratevi almeno che siano coinvolgenti e che abbiano preparato un intervento accattivante per i vostri partecipanti.

Sede

Nel caso di eventi live, ecco alcune domande utili a decidere la location: lo spazio è sufficiente? Soddisfa tutte le vostre esigenze, come requisiti audio-video e servizio di ristorazione? Ci sono cose da fare nei dintorni che possano convincere le persone a spostarsi?

Dovrete anche definire la capacità massima della location nella pagina di registrazione, in modo da evitare il rischio di overbooking.

Durante l’evento

Registrazione

Per gli eventi dal vivo, la prima interazione dei vostri partecipanti sarà durante la registrazione. Questa esperienza deve svolgersi senza intoppi.

Accelerate la procedura prevedendo un’unica location per la registrazione. Vale la pena investire in uno strumento apposito (come quello nell’app di StoneShot), in modo da rendere il tutto più scorrevole il giorno dell’evento.

L’app di StoneShot, pensata per iPad, consente di vedere chi si è iscritto all’evento e di registrarlo come presente non appena entra. Queste informazioni verranno automaticamente aggiornate nell’app principale in tempo reale.

In caso di evento virtuale, accertatevi che i partecipanti sappiano come accedere all’evento, che abbiano ricevuto un promemoria prima dell’inizio dello stesso e che sappiano come porre domande durante o dopo la presentazione del contenuto. Infine, decidete se invierete contenuti in seguito.

Aggiornamenti

Potreste voler condividere informazioni importanti durante l’evento. Dopo l’invito, il primo aggiornamento da comunicare via mail è la conferma di registrazione.

E non guasta anche un promemoria, che specifichi l’ora di inizio, il programma, le indicazioni stradali e un file di calendario.

Continuare la conversazione

Solo perché l’evento è concluso, non significa che lo sia anche il vostro lavoro. Il marketing non finisce mai, e dovreste pensare ai prossimi step.

Survey

I survey di feedback sono un ottimo modo per raccogliere informazioni e ottenere il massimo dai partecipanti. Nelle comunicazioni post evento, come “Grazie per aver partecipato” e “Ci dispiace non averti visto”, potete iniziare a pensare alla soddisfazione dei partecipanti.

Provate a includere un sondaggio di feedback nelle email di ringraziamento, per testare la fedeltà dei vostri clienti e capire cosa è piaciuto e cosa meno.

Le domande del modulo di feedback devono essere approfondite al punto giusto per sfruttare appieno questa possibilità di valutare cosa è stato molto, poco o per niente apprezzato e come migliorare il prossimo evento.

Gestione degli eventi StoneShot

Questo è il momento di massimizzare il ROI sugli eventi, e se avete bisogno di supporto per riuscirci o siete alla ricerca di una nuova piattaforma di email ed event marketing, StoneShot ha sia la tecnologia che i servizi che vi servono.

Queste sono alcune delle cose che sarete in grado di realizzare con la nostra soluzione e servizi di gestione di email ed eventi:
  • Creazione e gestione di tutti gli eventi in un dashboard intuitivo
  • Costruzione di un microsito per condividere programmi, relatori e informazioni sulla sede
  • Pianificazione automatica anticipata di email dinamiche per ogni sede
  • Generazione di report completi sul vostro evento e confronto con i benchmark del settore
  • Invio di certificati CE dinamici e sondaggi di feedback
  • Registrazione dei partecipanti e sincronizzazione dei dati con StoneShot tramite un’app per iPad
  • Creazione di moduli di registrazione pre-popolati con invio automatico dei dati direttamente al vostro dashboard, e molto altro ancora

Se desiderate saperne di più sulle best practice di gestione degli eventi o sulle nostre soluzioni e servizi, contattateci!