De nombreuses sociétés d’investissements distribuent leurs fiches de renseignements, DICI et prospectus les plus récents en utilisant des méthodes rudimentaires et chronophages, sans aucune activité de tracking pour déterminer leur performance.

L’année dernière, StoneShot a réalisé une enquête auprès de plus de 400 professionnels de l’investissement afin d’obtenir une image claire du paysage toujours changeant de la communication actuelle. Au Royaume-Uni, 60% d’entre eux accèdent à leur « fund documents » et fiches de renseignements depuis le site d’une société d’investissement, et 48% se rendent sur un site tiers. En revanche, 66% préfèreraient recevoir ces documents par email. Aux États-Unis, 80% accèdent à leur document depuis le site d’une société d’investissement, et 81% préfèreraient les recevoir par email.

A look at fund document distribution

Le consensus penche clairement en faveur d’un envoi par email, mais, si l’on utilise uniquement Outlook et Excel, une distribution fructueuse et transparente exige beaucoup de temps et d’effort de la part des équipes de service client, qui pourraient être utilisés pour des activités plus rentables. Les équipes peuvent facilement être dépassées par le nombre d’emails à envoyer à des centaines de clients, et avec un procédé si minimal, les erreurs sont très probables.

Le temps n’est pas uniquement le problème. Beaucoup de managers de services client nous ont avoué s’inquiéter de ne pas être capable de mesurer l’efficacité de leur équipe. Beaucoup sont sous pression pour rendre compte des résultats à leur direction, mais leurs méthodes actuelles de distribution n’offrent aucune indication de performance. Ils n‘ont aucun moyen de savoir si les emails ont bien été reçus, ou si les contacts les ouvrent et cliquent sur les liens. Sans la possibilité de mesurer l’activité des emails, il y a peu d’opportunité d’améliorer leur impact et leur pertinence.

À l’opposé, les investisseurs professionnels reçoivent des documents de fonds à des heures irrégulières et dans plusieurs emails, les forçant à perdre du temps à trier tous ces documents. Ce niveau supplémentaire d’administration offre peu d’avantage et s’apparente plus au téléchargement de documents depuis le site d’une société d’investissement. On peut en effet dire que le processus de distribution actuel est chronophage et inefficace pour les deux parties.

Mais ne désespérez pas! Il existe des alternatives. Des services automatisés qui envoient des milliers d’email en un clic permettent d’améliorer les procédés et la qualité générale des emails. Après une simple installation, les plates-formes peuvent récupérer les documents actualisés aux emails et automatiquement les envoyer aux contacts qui se sont inscrits aux mises à jour de ces fonds. Plus besoin de fichiers Excel ou de travail manuel, la technologie fait tout pour vous. Et si vous utilisez une plate-forme d’email, ces communications seront trackées, du lancement jusqu’à l’ouverture par les contacts. Un rêve devenu réalité.

Des alternatives existent. Des services automatisés qui envoient des milliers d’email en un clic permettent d’améliorer les procédés et la qualité générale des emails. Après une simple installation, les plates-formes peuvent récupérer les documents actualisés aux emails et automatiquement les envoyer aux contacts qui se sont inscrits aux mises à jour de ces fonds. Et si vous utilisez une plate-forme d’email, ces communications seront trackées, du lancement jusqu’à l’ouverture par les contacts.

Selon nos recherches, à peu près la moitié des investisseurs préfèrent recevoir les documents lorsqu’ils sont mis à jour, alors que la moitie préfèrent un récapitulatif mensuel. Comment donc les services clients peuvent-ils satisfaire les deux groupes ? En offrant un centre de préférences permettant de choisir comment, quand et quoi recevoir, les investisseurs professionnels acquièrent une expérience personnalisée qui satisfait leurs besoins, les aide à rester organisés, et améliore leur expérience globale de consommateur.

Nous n’avons pas simplement identifié le problème. Nous avons également mis en œuvre une solution ! Si vous souhaitez en savoir plus à propos de notre Systeme de Distribution de Documents (SDD) et comment celui-ci peut améliorer votre flux de travail, écrivez-nous à engage@stoneshot.com